Blog

5 essentiële aspecten voor het plannen van een succesvol event

1. Preperation is key.

Zoals het oude gezegde gaat, een goed begin is het halve werk. Dit geldt ook zeker voor het plannen van een evenement. Sterker nog, een evenement kan alleen volledig slagen als de voorbereiding goed overwogen is.

Eén van de manieren om dit te behalen is door duidelijke doelen te stellen. Stel eerst jouw duidelijke doel, en kijk dan welke middelen er nodig zijn om dit doel te halen. Soms is er zelfs geen evenement nodig. In sommige gevallen ben je namelijk beter af met activiteiten zoals een beursdeelname of (store) branding.

Ongeacht de activiteit zijn doelen erg belangrijk. Ze vormen niet alleen een goed reflectiemiddel, ze geven een leidraad voor het gehele proces.

2. Begin op tijd met plannen

Des te groter het evenement, des te meer tijd er in de planning gaat zitten. Toch is dit niet de enige factor die mee speelt. Ook moet je het aantal actoren en de ervaring in het event plannen meenemen. Dit inclusief een buffer voor al het onvoorziene geeft dan een goede indicatie van hoeveel tijd er nodig gaat zijn. Wacht niet tot het allerlaatste moment met het plannen van een event maar begin op tijd en zorg ervoor dat je genoeg kennis in huis hebt.

3. Stel doelen voor je evenement

Voordat je begint met het plannen van jouw event moet je eerst bij jezelf nagaan wat het doel is dat je wilt bereiken. Pas zodra je weet wat het doel is kan je hier invulling aan geven. Ga na of het doel realistisch is en wat er nodig gaat zijn om dit te halen. Als dit een evenement is denk dan na welke factoren belangrijk zijn en welke kennis je hiervoor nodig hebt.

Veel mensen maken de fout om de lat laag te leggen en uit te gaan van makkelijk haalbare doelen. Een doel is een belangrijke indicator en kan tijdens het proces aangepast worden, maar uit de ervaring blijkt dat laag ingezette doelen minder goed omhoog geschaald kunnen worden. Wees dus kritisch en durf hoog in te zetten.

4. Ga voor partnerships

Veel handen maken licht werk, dat geldt ook voor projecten zoals events. Niemand kan overal verstand van hebben en dat is ook niet nodig. Vooral in grootte projecten zie je vaak dat mensen teveel werk zelf willen doen en bang zijn om dit los te laten. Als gevolg wordt het afgeraffeld en raakt de persoon nog meer gestrest.

Profiteer juist van de kennis en vaardigheden die beschikbaar zijn en wees niet bang om een vrijblijvend gesprek aan te gaan. Op die manier hou je zelf overzicht en kan het maximale uit een event gehaald worden.

5. Evalueer en pas aan

Na een project hoop je natuurlijk dat iedereen tevreden is. Toch is een goed gevoel niet de beste maatstaaf om succes te meten. Hoewel dit natuurlijk heel belangrijk is adviseren wij om de vooraf gestelde doelen te toetsen.

Om deze reden is het essentieel dat de opgestelde doelen smart zijn: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Het niet halen van bepaalde doelen is niet de ergste zaak van de wereld! Achterhaal waarom het niet gelukt is en pas dit de volgende keer goed toe.

Andere blogs:

Grijp de aandacht van de bezoeker

Grijp de aandacht van de bezoeker

Je staat op het belangrijkste evenement in jouw vakgebied. Het is dé kans van het jaar om zo veel mogelijk bezoekers op de hoogte te brengen van jouw bedrijf, dienst of product. Het is en blijft een uitdaging om bezoekers te boeien. Zeker in het digitale tijdperk...

Lees meer
Hoe vind je de ideale locatie voor live communicatie?

Hoe vind je de ideale locatie voor live communicatie?

Je bent vast wel eens op een evenement geweest dat bijna alles had: een fijne sfeer, prachtige locatie en goed bereikbaar – maar toch was er iets wat niet klopte. Wellicht sloot de locatie niet helemaal aan bij het DNA van het bedrijf of werd het evenement net iets te...

Lees meer
Hoe breng je een event naar een hoger niveau?

Hoe breng je een event naar een hoger niveau?

Heb je wel eens een cadeau ontvangen van een vriend, vriendin of een familielid wat je eigenlijk helemaal niets vond? Vast wel, toch heb je hem of haar vriendelijk bedankt en de indruk gegeven dat je het een prachtig cadeau vond. In het dagelijks leven zijn deze...

Lees meer
Persoonlijke maat in de communicatie herpakt zich

Persoonlijke maat in de communicatie herpakt zich

Sociale media, media die niet meer weg te denken is uit de communicatiemix. Helemaal niet gek aangezien het ons makkelijk is gemaakt met een groot publiek te communiceren. Op relatief eenvoudige wijze informeer of amuseer je een grote groep mensen met een stuk tekst,...

Lees meer
Eyecatcher, merkactivatie op niveau

Eyecatcher, merkactivatie op niveau

Met de Eyecatcher kun je jouw producten tot grote hoogte laten stijgen en daarmee álle aandacht genereren die het verdient. Of dat nu op een beurs is, tijdens een event of langs de snelweg, jouw product wordt van alle kanten belicht. Overdag door de zon en ’s avonds...

Lees meer
Een verbluffend beursstand ontwerp

Een verbluffend beursstand ontwerp

1. Stel doelen Stel doelen voordat je iets gaat ontwerpen. Denk na over wat je wilt bereiken en de boodschap die je wilt overbrengen tijdens de beurs. Je kunt een fraai ogende stand ontwerpen, maar als deze de waarden van je bedrijf niet overbrengen of je product of...

Lees meer
Laat je inspireren door duurzame event locaties

Laat je inspireren door duurzame event locaties

Wij hebben voor jou met zorg een overzicht samengesteld van bijzondere en inspirerende locaties die circulair, duurzaam of zelfs helemaal CO2 neutraal zijn. Circl Amsterdam Op deze locatie zie je hoe circulair bouwen tot leven komt; niet alleen de eventruimtes hebben...

Lees meer
Video en AVG

Video en AVG

Online video wordt steeds vaker ingezet voor zakelijke doeleinden en is voor veel bedrijven onderdeel van de marketing- en communicatiemix. Vaak wordt ervoor gekozen om eigen medewerkers of klanten in beeld te brengen in plaats van acteurs. Dat maakt een boodschap...

Lees meer
Wat kost een online evenement?

Wat kost een online evenement?

Het is een vraag die iedere communicatieadviseur of marketingmanager wel eens gesteld heeft (of zich heeft afgevraagd). Het antwoord is echter niet zo simpel als de vraag zelf. Na wat Google-speurwerk kom je tot de conclusie dat er geen eenduidig antwoord te vinden...

Lees meer
10 formats voor online events

10 formats voor online events

Aan het organiseren van online evenementen kunnen verschillende doelstellingen ten grondslag liggen. Bedrijven die een online evenement organiseren voor medewerkers, klanten of andere relaties, werken doorgaans vanuit de intentie om te: Informeren Motiveren Overtuigen...

Lees meer