1. Preperation is key.
Zoals het oude gezegde gaat, een goed begin is het halve werk. Dit geldt ook zeker voor het plannen van een evenement. Sterker nog, een evenement kan alleen volledig slagen als de voorbereiding goed overwogen is.
Eén van de manieren om dit te behalen is door duidelijke doelen te stellen. Stel eerst jouw duidelijke doel, en kijk dan welke middelen er nodig zijn om dit doel te halen. Soms is er zelfs geen evenement nodig. In sommige gevallen ben je namelijk beter af met activiteiten zoals een beursdeelname of (store) branding.
Ongeacht de activiteit zijn doelen erg belangrijk. Ze vormen niet alleen een goed reflectiemiddel, ze geven een leidraad voor het gehele proces.
2. Begin op tijd met plannen
Des te groter het evenement, des te meer tijd er in de planning gaat zitten. Toch is dit niet de enige factor die mee speelt. Ook moet je het aantal actoren en de ervaring in het event plannen meenemen. Dit inclusief een buffer voor al het onvoorziene geeft dan een goede indicatie van hoeveel tijd er nodig gaat zijn. Wacht niet tot het allerlaatste moment met het plannen van een event maar begin op tijd en zorg ervoor dat je genoeg kennis in huis hebt.
3. Stel doelen voor je evenement
Voordat je begint met het plannen van jouw event moet je eerst bij jezelf nagaan wat het doel is dat je wilt bereiken. Pas zodra je weet wat het doel is kan je hier invulling aan geven. Ga na of het doel realistisch is en wat er nodig gaat zijn om dit te halen. Als dit een evenement is denk dan na welke factoren belangrijk zijn en welke kennis je hiervoor nodig hebt.
Veel mensen maken de fout om de lat laag te leggen en uit te gaan van makkelijk haalbare doelen. Een doel is een belangrijke indicator en kan tijdens het proces aangepast worden, maar uit de ervaring blijkt dat laag ingezette doelen minder goed omhoog geschaald kunnen worden. Wees dus kritisch en durf hoog in te zetten.
4. Ga voor partnerships
Veel handen maken licht werk, dat geldt ook voor projecten zoals events. Niemand kan overal verstand van hebben en dat is ook niet nodig. Vooral in grootte projecten zie je vaak dat mensen teveel werk zelf willen doen en bang zijn om dit los te laten. Als gevolg wordt het afgeraffeld en raakt de persoon nog meer gestrest.
Profiteer juist van de kennis en vaardigheden die beschikbaar zijn en wees niet bang om een vrijblijvend gesprek aan te gaan. Op die manier hou je zelf overzicht en kan het maximale uit een event gehaald worden.
5. Evalueer en pas aan
Na een project hoop je natuurlijk dat iedereen tevreden is. Toch is een goed gevoel niet de beste maatstaaf om succes te meten. Hoewel dit natuurlijk heel belangrijk is adviseren wij om de vooraf gestelde doelen te toetsen.
Om deze reden is het essentieel dat de opgestelde doelen smart zijn: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Het niet halen van bepaalde doelen is niet de ergste zaak van de wereld! Achterhaal waarom het niet gelukt is en pas dit de volgende keer goed toe.
