Je bent vast wel eens op een evenement geweest dat bijna alles had: een fijne sfeer, prachtige locatie en goed bereikbaar – maar toch was er iets wat niet klopte. Wellicht sloot de locatie niet helemaal aan bij het DNA van het bedrijf of werd het evenement net iets te speels neergezet waardoor de aansluiting met de doelgroep ontbrak. De juiste locatie vinden voor een evenement of activiteit kan een grote uitdaging zijn, waarbij rekening gehouden moet worden met diverse factoren. De terechte vraag is dan ook: hoe vind je de ideale locatie met de juiste uitstraling passend bij de wensen van je klant?

De uitdaging bij het vinden van de juiste locatie ligt bij de grote hoeveelheid aan factoren waar rekening mee gehouden moet worden. Voor de hand liggende te bespreken informatie is de aanwezige capaciteit en indeling van de locatie, styling, budget en bereikbaarheid. De eerste stap is dan ook om de functionele eigenschappen voor een locatie boven water te krijgen.

Hoogstwaarschijnlijk weet je niet meteen wat je klant (of andere belanghebbende) precies voor ogen heeft. Ga daarom altijd in gesprek met je klant en probeer minder voor de hand liggende informatie te achterhalen, die van belang is bij het kiezen van een locatie. Alle functionele vereisten zullen snel duidelijk worden. Echter, wordt het vaak lastiger wanneer het over sfeer en gevoel gaat. Deze zijn ook moeilijk te omschrijven en kunnen per persoon als anders ervaren worden. Wat voor de één luxe is, is voor de ander misschien wel kil en sfeerloos.

Je klant weet waarschijnlijk heel goed wat voor sfeer en gevoel belangrijk is voor hem of haar, maar weet het misschien niet goed onder woorden te brengen. Daarom is het jouw taak als professional om achter deze informatie te komen. De juiste locatie kan je alleen samen vinden met je klant. Door goed te luisteren en daarnaast door te vragen zal je achter veel nieuwe informatie komen. Vat tussendoor samen wat je hebt gehoord, hiermee toon je niet alleen interesse maar controleer je meteen de verkregen informatie. Cruciaal is doorvragen tot er geen nieuwe informatie meer te verkrijgen valt. Op deze manier komt er misschien wel informatie tot stand waar je klant nog niet eerder aan had gedacht.

Voor je de juiste locatie kunt voorstellen is het dus van groot belang dat je eerst alles weet over het werkveld van het bedrijf of merk. Daarnaast moet je weten welke factoren belangrijk zijn voor het evenement. Door effectief in gesprek te gaan wordt het mogelijk een compleet beeld te vormen van de belangrijke factoren. Als je eenmaal beschikt over deze informatie kan het afwegen van functionele en emotionele verwachtingen beginnen.

De uitdaging bij het vinden van de juiste locatie ligt bij de grote hoeveelheid aan factoren waar rekening mee gehouden moet worden.